Accesso ai registri civili di cancelleria (Polisweb)

Nell'ambito del progetto di informatizzazione del settore civile, avviato dalla Direzione Generale per i Sistemi informativi automatizzati del Ministero della Giustizia, assume particolare rilevanza il sistema denominato Polisweb con cui è possibile, da parte degli avvocati, la consultazione delle informazioni contenute nei registri dei procedimenti presenti nel Sistema Informativo del Contenzioso Civile (SICC) che è stato implementato nel Tribunale di Bari, a far data dal giugno 2002, mentre nel 2005 è stata popolata la banca dati, sì che ad oggi, nel Sistema informatico civile del Tribunale di Bari, risultano memorizzati i dati afferenti tutti i procedimenti civili ( contenzioso ordinario e volontaria giurisdizione ) pendenti.

Pertanto, tramite apposite postazioni informatiche allestite al 5° piano del Palazzo di Giustizia, il procuratore può interrogare il sistema per l'ottenimento di tute le seguenti funzioni disponibili:

  • consultazione degli "eventi agenda", ossia delle informazioni-eventi storici dei fascicoli per i quali l'utente ha accesso;
  • ricerche sui dati di registro per i fascicoli personali, cioè combinando i vari criteri di ricerca disponibili, è possibile conoscere l'assegnazione della causa a sezione, il numero di ruolo sezionale, il magistrato assegnatario dell'affare, la data della prossima udienza, i rinvii, il deposito della CTU ed ogni altra informazione utile al deposito della sentenza;
  • individuato un fascicolo è possibile consultare le informazioni di dettaglio del fascicolo, oltre che consultare l'elenco degli eventi del fascicolo (storico).

Il sistema Polisweb è:

  • Sicuro: perché consente – tramite l’utilizzo di apposita sigla di riconoscimento ( username ) ed un codice segreto d’accesso ( password ) – a ciascun procuratore di accedere alle informazioni inerenti le sole cause in cui risulta costituito.
  • Semplice: perché dotato di un’interfaccia web che utilizza i comandi dei più comuni browser per la navigazione in internet. Inoltre risulta di facile utilizzo perché è possibile interrogare la banca dati pur essendo in possesso di poche informazioni.
  • Polifunzionale: perché consente al procuratore di utilizzare più funzioni ( notizie sulla causa, ultimi aggiornamenti su tutte le cause patrocinate, consultazione della giurisprudenza ove presente nel sistema ).
  • Prodromico al P.C.T.: l’applicativo gestionale del Processo Civile Telematico utilizza infatti identica interfaccia e le medesime funzionalità poiché concepita sulla stessa architettura. In tal senso è destinato a creare un’interscambio bidirezionale di dati e documenti, sì da consentire interoperabilità applicativa tra l’ufficio giudiziario e tutti gli utenti esterni.

Procedura di accredito:

  1. per avviare la procedura di registrazione fare clic sul pulsante Richiesta di Account. Si accede quindi alla videata che consente di inserire le proprie generalità per richiedere l’accesso al sito Polisweb di consultazione fascicoli;
  2. compilati i campi della videata con i propri dati, occorre fare clic con il mouse sul pulsante Invia richiesta, per trasmettere la propria richiesta all’ufficio preposto all’abilitazione al servizio presso l’Ordine degli Avvocati di Bari. I campi contrassegnati dal simbolo (*) sono obbligatori, ma è opportuno anche indicare il Luogo Iscrizione dell’albo di appartenenza;
  3. al termine della richiesta apparirà un messaggio di questo tipo: "La vostra richiesta è stata inviata con successo. Appena terminate con esito positivo le procedure di controllo dei dati fornitici, riceverete un messaggio e-mail contenente la vostra password temporanea. Al primo collegamento il sistema richiederà la sostituzione di tale password con una nuova password personale di vostra scelta";
  4. Dopo qualche giorno, si potrà ritirare la comunicazione di avvenuta accettazione della richiesta e le relative credenziali di accesso (Username e password), presso l’Ordine degli Avvocati di Bari, con le quali si potrà operare il primo accesso al sistema. Si fa presente che la password è temporanea e andrà sostituita al primo accesso.

Polisweb, cosa fare ( da parte dell’avvocato ) se...

  • Non si conosce la password: dopo essersi registrati a Polisweb ( inserendo correttamente il proprio codice fiscale ), è necessario ritirare la propria password presso l’Ordine degli Avvocati di Bari. Polisweb richiede di modificare tale password al primo accesso al sistema.
  • La "password" non funziona: se accedendo a polisweb appare il messaggio "Login fallito – Username o Password errati", occorre verificare di avere digitato correttamente la password. Questa può essere recuperata presso l’Ordine degli Avvocati di Bari.
  • Non si vedono tutti o parte dei propri fascicoli: se ciò si verifica dopo essersi autenticati al sistema Polisweb, è necessario recarsi presso una qualsiasi Cancelleria Civile ( c/o Responsabile di Sezione ) per verificare che, nei registri informatizzati della cancelleria, sia presente e sia inserito correttamente il codice fiscale ( es.: Avvocati nati a Carbonara di Bari che hanno ricevuto successivamente il nuovo codice fiscale ).
  • Bonifica delle anagrafiche duplicate degli avvocati: il problema della visibilità di tutti i fascicoli dell’avvocato potrebbe dipendere dalla presenza, nei registri informatizzati di cancelleria, di duplicazioni dell’anagrafica (in maggior misura dovute a variazioni di indirizzo dello studio legale). Nelle suddette ipotesi, occorre verificare la presenza di duplicazioni in cancelleria ed in caso affermativo compilare il "Modulo di richiesta Bonifica dati", segnalando l’attuale indirizzo e gli eventuali indirizzi da eliminare. In tal modo tutti i fascicoli dell’avvocato saranno unificati all’attuale indirizzo dello stesso.

Esito monitoraggio accessi

All’esito di una puntuale verifica del numero degli accessi al Polisweb effettuati dagli avvocati, è stata monitorata una stima annuale pari a circa 30.000 accessi, con punte elevate di usabilità del sistema, individuate nella massima fascia oraria giornaliera calcolata tra le ore 10,00 e le ore 12,00.